Backoffice vorbereiten
Weniger bei null anfangen: Machen Sie aus Informationen gut strukturierte Entwürfe und Aufgaben.
- Antworten und Unterlagen entwerfen
- Anfragen und offene Punkte ordnen
- Besprechungen vorbereiten
VI Assist Business / Klarere Abläufe. Freier Kopf.
Weniger organisieren.
Mehr voranbringen.
Aus offenen Aufgaben werden klare nächste Schritte. VI Assist unterstützt Selbstständige und Unternehmen beim Backoffice, bei der Planung und beim Strukturieren von Abläufen.
Interaktives Beispiel · Ohne Anmeldung
✓ Backoffice vorbereiten✓ Prioritäten klären✓ Abläufe dokumentieren
Für Selbstständige, kleine Unternehmen und TeamsSelbst entdecken · In Ruhe testen · Schriftlich beraten lassen
Was sich für Sie verändert
Ihre Arbeit braucht Struktur. Sie brauchen Freiraum.
Wenn Aufgaben, Informationen und Ideen überall verteilt sind, geht Zeit verloren. Bündeln Sie das Wesentliche und bereiten Sie Entscheidungen gezielt vor.
Aufgaben klar ordnen
Was ist dringend, was wartet und wer muss entscheiden? Bringen Sie Übersicht in Ihren Arbeitsalltag.
- Prioritäten und Fristen festhalten
- Zuständigkeiten im Plan benennen
- Projekte in überschaubare Schritte aufteilen
Workflows verständlich machen
Wiederkehrende Arbeit wird leichter, wenn der Ablauf nachvollziehbar ist. Dokumentieren Sie, was als Nächstes passiert.
- Prozessschritte beschreiben
- Checklisten vorbereiten
- Automatisierungsmöglichkeiten erkennen
Für wen ist das gedacht?
Für Betriebe, in denen viel zusammenkommt.
Sie bestimmen, womit Sie beginnen. Schon eine einzelne Aufgabe ist ein guter erster Schritt.
Selbstständige & Führungskräfte
Kundenarbeit, Planung und administrative Aufgaben strukturieren – mit klaren Prioritäten für den eigenen Tag.
Kleine Unternehmen & Teams
Abläufe dokumentieren und Aufgaben vorbereiten. Gemeinsame Teamfunktionen werden bei Bedarf gesondert abgestimmt.
Agenturen & Creator
Briefings, Content-Ideen, Freigabeschritte und Projektaufgaben übersichtlich vorbereiten.
Hotels & Dienstleistungsbetriebe
Wiederkehrende Informationen und Serviceabläufe ordnen. Individuelle Website-Assistenz kann separat geplant werden.
Erst ausprobieren. Dann entscheiden.
Sehen Sie, wie aus Aufgaben ein klarer Ablauf wird.
Wählen Sie ein Beispiel und haken Sie die vorgeschlagenen Schritte ab. So lernen Sie die Arbeitsweise kennen.
Ihr Einblick in VI AssistInteraktives Beispiel
Heute stehen ein Angebot, drei Kundenanfragen und die Vorbereitung für nächste Woche an. Was mache ich zuerst?
Vom Aufgabenstapel zum Tagesplan
Prüfen Sie zuerst zugesagte Fristen. Dieser Beispielplan hilft beim Sortieren; die endgültige Reihenfolge bestimmen Sie.
0 von 3 Schritten ausprobiert
Vorbereitete Beispiele, keine Live-KI. Ihre Klicks bleiben nur bis zum Neuladen auf dieser Seite. Es werden keine Aufgaben oder Termine in Ihrem Konto angelegt.
So funktioniert’s · Schritt für Schritt
Vom Anliegen zum übersichtlichen Arbeitsplan.
Die gleichen Grundfunktionen helfen auch im Arbeitsalltag: eine Aufgabe formulieren, die Antwort prüfen und den eigenen Plan anpassen.
Die Bilder zeigen beispielhafte App-Ansichten. Je nach Gerät und Version kann die Darstellung etwas abweichen. Zum Vergrößern können Sie jedes Bild öffnen.
Bild groß ansehen ↗Schritt 01
Den nächsten Auftrag formulieren
Öffnen Sie „Assist“ und beschreiben Sie eine konkrete Aufgabe. Tippen Sie Ihren Text ein oder nutzen Sie das Mikrofonsymbol zum Diktieren.
- Aufgabe und gewünschtes Ergebnis nennen.
- Beim Diktieren den Mikrofonzugriff bei Bedarf erlauben.
- „Beenden & senden“ beendet die Aufnahme und schickt den Auftrag ab.
Ein gesendeter Auftrag kann Ihren Plan ändern. Nennen Sie Datum und Uhrzeit deshalb möglichst eindeutig.
Bild groß ansehen ↗Schritt 02
Antwort prüfen und präzisieren
Lesen Sie den Vorschlag und ergänzen Sie fehlende Angaben. Für eine brauchbare Arbeitsgrundlage sind klare Fristen und geprüfte Informationen wichtig.
- Prüfen, ob der Vorschlag zum Auftrag passt.
- Unklare Punkte oder fehlende Angaben ergänzen.
- Verbindliche Aussagen vor der Verwendung selbst kontrollieren.
Das Bild zeigt ein Alltagsbeispiel. Im beruflichen Einsatz funktioniert das Nachfragen auf die gleiche Weise.
Bild groß ansehen ↗Schritt 03
Aufgaben und Termine überblicken
Unter „Plan“ finden Sie Ihre gespeicherten Aufgaben und Termine. Wählen Sie den Zeitraum, der für Ihren Arbeitstag wichtig ist.
- „Heute“, „7 Tage“ oder „Alle“ auswählen.
- Art, Termin und Inhalt der Einträge prüfen.
- Erledigte Aufgaben abhaken und bei Bedarf wieder einblenden.
Ein Termin im Plan ist nicht automatisch mit einem externen Kalender verbunden. Zusätzliche Anbindungen benötigen eine gesonderte Freigabe.
Bild groß ansehen ↗Schritt 04
Details anpassen und speichern
Öffnen Sie einen Eintrag, um Titel, Termin, Notizen oder Priorität zu bearbeiten. So können Sie Ihren Plan an neue Informationen anpassen.
- Den passenden Eintrag im Plan öffnen.
- Angaben, Bereich und Priorität kontrollieren.
- Mit „Speichern“ die Änderungen übernehmen.
Planen Sie zunächst Ihre eigenen Aufgaben. Gemeinsame Team-Zugriffe werden für Unternehmenslösungen gesondert abgestimmt.
Jetzt selbst einen kleinen Schritt ausprobieren.
Das vorbereitete Beispiel auf dieser Seite funktioniert ohne Anmeldung. Für eigene Aufgaben steht der bestehende Testzugang bereit.
Passend zum Umfang
Ein klarer Einstieg für Ihre Organisation.
Die Standardpakete unterstützen Ihre eigene Organisation. Individuelle Unternehmenslösungen werden gesondert abgestimmt.
Essential
9,90 € / Monat
Für einen übersichtlichen Einstieg
- Bis zu 3 Bereiche
- Aufgaben, Termine und Notizen
- Persönliche Regeln
- Text- und Spracheingabe
Smart
19,90 € / Monat
Für mehrere Aufgabenfelder
- Bis zu 5 Bereiche
- Alles aus Essential
- Bilder und Screenshots
- Erweiterte Organisation
Pro
39,90 € / Monat
Für anspruchsvollere Organisation
- Bis zu 10 Bereiche
- Alles aus Smart
- Content Creator mit Bildmodus
- Priorisierter Support
Aktuelle Beta-Phase bis 25. November 2026: Bis dahin wird keine kostenpflichtige Aktivierung vorgenommen. Paket-Anfragen bleiben unverbindlich. Für die ersten 25 registrierten Konten ist ein kostenloser Start mit einem Bereich vorgesehen; die Verfügbarkeit sehen Sie im Konto. Nutzungslimits und Bedingungen werden dort angezeigt. Die genannten Monatspreise entsprechen der aktuellen EUR-Paketübersicht; hier wird kein Abo abgeschlossen.
Individual – für Ihr Unternehmen. Website-Assistent, eigene Wissensbasis, Team-Zugriffe oder Anbindungen: Beschreiben Sie Ihren Bedarf über die schriftliche Beratung. Umfang, Machbarkeit, Freigaben, Nutzungslimits und Kosten werden vor einer Umsetzung geklärt. Diese Leistungen sind nicht automatisch in den Standardpaketen enthalten.
Verständlich und nachvollziehbar
Sie behalten die Verantwortung. Die Assistenz hilft bei der Vorbereitung.
Verbindliche Aussagen und geschäftliche Entscheidungen brauchen eine fachliche Prüfung. VI Assist kann dafür Informationen und Entwürfe strukturieren.
Klare Aufgaben
Legen Sie fest, welche Informationen ein Entwurf enthalten soll und was offenbleiben muss.
Kontrollierte Freigaben
Externe Verbindungen benötigen eine aktivierte Anbindung und passende Berechtigungen.
Sorgfältige Datenauswahl
Klären Sie vor dem Einsatz von Kunden- oder Firmendaten den zulässigen Umfang und die Datenschutzanforderungen.
Nachvollziehbare Ergebnisse
Prüfen Sie Entwürfe und Pläne, bevor daraus verbindliche Zusagen oder Änderungen werden.
Gut informiert entscheiden
Die wichtigsten Fragen. Klar beantwortet.
Ist VI Assist eine menschliche virtuelle Assistenz?
VI Assist ist eine KI-gestützte digitale Assistenz. Das Angebot umfasst keine buchbaren Arbeitsstunden eines persönlichen Mitarbeiters. Es unterstützt beim Strukturieren, Erklären und Vorbereiten von Aufgaben.
Welche Backoffice-Aufgaben sind geeignet?
Beispielsweise Aufgabenlisten, Prioritäten, Antwort- und Angebotsentwürfe, Besprechungsvorbereitung sowie dokumentierte Arbeitsabläufe. Verbindliche Angaben, Preise und Termine prüfen Sie vor der Verwendung selbst.
Kann mein ganzes Team sofort gemeinsam arbeiten?
Die Standardpakete sind der Einstieg in die eigene Organisation. Gemeinsame Team-Zugriffe, Rollen und individuelle Firmenabläufe müssen gesondert auf Eignung und Verfügbarkeit geprüft werden. Beschreiben Sie Ihren Bedarf in der schriftlichen Beratung.
Sind E-Mail, Kalender und CRM automatisch verbunden?
Nein. Eine externe Verbindung muss verfügbar, eingerichtet und freigegeben sein. Die Google-Kalenderanbindung befindet sich noch im Freigabeprozess. Ein verbundenes CRM oder automatisches Versenden von Kundenantworten ist hier nicht als Standardleistung zugesagt.
Gibt es spezielle Lösungen für Website und Kundenservice?
Website-Assistenten, eigene Wissensbereiche und vorbereitende Kundenberatung können im Rahmen von Individual geplant werden. Umfang, Datenzugriff, Betreuung und Kosten werden vorab schriftlich geklärt.
Wie messe ich, ob sich der Einsatz lohnt?
Wählen Sie eine klar begrenzte Aufgabe. Vergleichen Sie beispielsweise die Zeit für Ihre Tagesplanung und die Qualität des Ergebnisses vor und während des Tests. Die tatsächliche Entlastung hängt von Aufgabe, Datenqualität und Prüfung ab.
Wie werden Firmendaten und sensible Informationen behandelt?
Prüfen Sie vor dem Einsatz den vorgesehenen Datenumfang, Berechtigungen und die geltenden Datenschutzhinweise. Geben Sie zunächst unkritische Beispiele ein. Zusätzliche Anforderungen an Verträge, Speicherung und Zugriffe werden für individuelle Lösungen geklärt.
Wie laufen Beratung, Support und Angebot ab?
Sie beschreiben Ihr Anliegen schriftlich. Rückfragen und die Klärung des Umfangs erfolgen über Support oder info@vi-assist.com. Bei individuellen Lösungen erhalten Sie Angaben zu Leistungen und Kosten, bevor Sie über die Umsetzung entscheiden.
Beratung, Feedback & Support
Gute Unterstützung beginnt mit Ihrer Frage.
Welche Aufgabe möchten Sie vereinfachen? Beschreiben Sie Ihren Ablauf, die beteiligten Systeme und das gewünschte Ergebnis. So können wir Ihren Bedarf schriftlich einordnen.
Fragen zum AngebotFeedback zum TestHilfe bei der Nutzung
Ihre Anlaufstelle:
info@vi-assist.com
Beratung und Rückfragen erfolgen schriftlich. Für bestehende Konten steht außerdem der Supportbereich ↗ bereit.
Starten Sie mit einer Aufgabe, die zählt.
Probieren Sie aus, wie digitale Assistenz Ihren Arbeitsalltag strukturieren kann.